Bagaimana Cara kerja ERP (Enterprise Resource Planning)

Bagaimana Cara kerja ERP (Enterprise Resource Planning) didasarkan pada konsep integrasi data dan proses bisnis dalam satu sistem terpusat. ERP memungkinkan berbagai departemen di perusahaan untuk berkomunikasi, berbagi informasi, dan bekerja dengan data yang sama secara real-time. Berikut adalah penjelasan tentang cara kerja ERP dan bagaimana sistem ini mendukung operasional perusahaan:

1. Pusat Data Terintegrasi

Sistem ERP mencakup satu pusat data terpusat yang mengelola semua informasi perusahaan, dari data keuangan, persediaan, hingga sumber daya manusia. Setiap departemen atau fungsi bisnis dihubungkan ke pusat data ini, sehingga setiap data yang dimasukkan dapat langsung diakses oleh departemen terkait lainnya.

Sebagai contoh, jika bagian pembelian memasukkan data pengadaan barang, bagian keuangan akan langsung mendapatkan informasi tersebut untuk keperluan pencatatan dan pembayaran.

2. Modul-Modul yang Saling Terhubung

ERP terdiri dari berbagai modul yang mewakili fungsi-fungsi bisnis seperti:

• Modul Keuangan: untuk mengelola laporan keuangan, kas, dan anggaran.
• Modul Persediaan: untuk manajemen stok, pengendalian gudang, dan pengiriman barang.
• Modul Sumber Daya Manusia: untuk pengelolaan karyawan, payroll, dan penilaian kinerja.
• Modul Produksi: untuk perencanaan, pengendalian produksi, dan kualitas.

Modul-modul ini saling terhubung dan berbagi data yang sama, memungkinkan setiap bagian untuk mendapatkan data terbaru tanpa perlu melakukan sinkronisasi manual.

3. Pengumpulan dan Pengolahan Data Real-Time

ERP mengumpulkan data dari berbagai proses bisnis secara real-time dan menyimpannya dalam database yang sama. Dengan demikian, setiap kali data diinput atau diubah di salah satu modul, semua modul lain yang terkait akan menerima data terbaru secara langsung.

Hal ini membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat karena data yang tersedia selalu up-to-date.

4. Automasi dan Integrasi Proses Bisnis

ERP memungkinkan automasi proses bisnis sehingga perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manusia.

Misalnya, ketika perusahaan menerima pesanan dari pelanggan, data tersebut langsung dikirim ke bagian persediaan untuk memastikan stok, kemudian diteruskan ke bagian produksi atau pengiriman. Proses otomatis ini menghemat waktu dan memastikan konsistensi data di seluruh bagian.

5. Pemantauan dan Analisis Data

ERP memiliki fitur analisis dan pelaporan yang memungkinkan perusahaan untuk mengamati kinerja operasional secara keseluruhan. ERP dapat menghasilkan laporan-laporan yang komprehensif, seperti laporan keuangan, kinerja penjualan, dan analisis persediaan.

Fitur ini membantu manajemen untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan merencanakan strategi bisnis lebih efektif berdasarkan data yang tersedia.

6. Akses Berbasis Peran (Role-Based Access)

ERP biasanya menyediakan fitur akses berbasis peran yang memungkinkan pengguna hanya melihat data yang relevan dengan pekerjaan mereka.

Misalnya, bagian keuangan dapat mengakses informasi terkait keuangan, sedangkan bagian produksi memiliki akses ke data produksi. Hal ini membantu menjaga keamanan data dan mencegah akses tidak sah terhadap informasi sensitif perusahaan.

7. Integrasi dengan Sistem Eksternal

Banyak ERP modern dapat terintegrasi dengan sistem atau aplikasi pihak ketiga lainnya, seperti aplikasi e-commerce, CRM, atau platform pemasok.

Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan ERP mereka dengan sistem lain yang mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan, sehingga data dari luar ERP juga dapat dipantau dan dikelola dalam satu sistem.

Ilustrasi Proses Kerja ERP:

• Proses Pengadaan Barang: Bagian pembelian mengajukan permintaan pengadaan barang melalui ERP. Sistem ERP kemudian memeriksa stok di gudang, memverifikasi anggaran di modul keuangan, dan mengajukan pesanan ke pemasok. Setelah barang tiba, bagian gudang melakukan pembaruan stok dan keuangan mencatat transaksi pembayaran.
• Proses Penjualan: Ketika penjualan terjadi, ERP memproses pesanan dari pelanggan, memverifikasi ketersediaan stok, membuat faktur, dan mengurangi stok di gudang. Pada saat yang sama, bagian keuangan mendapatkan data penjualan dan bagian pengiriman menyiapkan barang untuk dikirim.

ERP bekerja dengan menghubungkan seluruh aspek operasional dalam satu sistem terintegrasi yang memungkinkan pengelolaan bisnis lebih efisien. Dengan ERP, perusahaan dapat memastikan data konsisten di seluruh departemen, meningkatkan transparansi, dan membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data yang lebih cepat dan tepat.