Contoh Workflow ERP: Mengalirkan Proses Bisnis dengan Efisien dan Terstruktur
Contoh Workflow ERP: Mengalirkan Proses Bisnis dengan Efisien dan Terstruktur – Workflow ERP adalah alur kerja atau urutan langkah yang diatur dan diotomatisasi dalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Dengan mendefinisikan workflow yang jelas, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kontrol atas proses bisnis1 mereka.
Berikut beberapa contoh workflow ERP yang umum diterapkan di berbagai departemen:
1. Workflow Penjualan
- Menerima Pesanan: Pelanggan membuat pesanan melalui website, telepon, atau email. Sistem ERP mencatat detail pesanan, termasuk informasi pelanggan, produk yang dipesan, dan alamat pengiriman.
- Memeriksa Stok: Sistem secara otomatis memeriksa ketersediaan stok barang yang dipesan. Jika stok tersedia, proses dilanjutkan. Jika tidak, sistem akan memberi notifikasi kepada tim terkait untuk melakukan pengadaan atau produksi.
- Membuat Faktur: Sistem ERP secara otomatis membuat faktur penjualan dan mengirimkan ke pelanggan.
- Memproses Pembayaran: Sistem mencatat pembayaran dari pelanggan dan memperbarui status pesanan.
- Mengirim Barang: Sistem memberi instruksi ke gudang untuk melakukan pengepakan dan pengiriman barang.
- Konfirmasi Pengiriman: Setelah barang dikirim, sistem memperbarui status pesanan dan mengirimkan konfirmasi pengiriman ke pelanggan.
2. Workflow Pembelian
- Membuat Permintaan Pembelian: Departemen yang membutuhkan barang membuat permintaan pembelian melalui sistem ERP.
- Persetujuan: Permintaan pembelian dikirim ke atasan atau manajer untuk disetujui.
- Pemesanan ke Pemasok: Setelah disetujui, sistem ERP secara otomatis membuat pesanan pembelian ke pemasok yang telah ditentukan.
- Menerima Barang: Ketika barang diterima, sistem mencatat penerimaan barang dan memeriksa kesesuaiannya dengan pesanan.
- Membuat Faktur Pembelian: Sistem mencatat faktur pembelian dari pemasok.
- Memproses Pembayaran: Sistem menjadwalkan dan memproses pembayaran ke pemasok sesuai dengan syarat pembayaran yang telah ditentukan.
3. Workflow Produksi
- Perencanaan Produksi: Merencanakan jumlah produk yang akan diproduksi berdasarkan permintaan pasar dan kapasitas produksi.
- Penjadwalan Produksi: Menjadwalkan produksi berdasarkan prioritas, ketersediaan bahan baku, dan kapasitas mesin.
- Pengendalian Kualitas: Melakukan pemeriksaan kualitas pada setiap tahap produksi untuk memastikan standar kualitas terpenuhi.
- Penyelesaian Produksi: Mencatat penyelesaian produksi dan memperbarui stok barang jadi.
4. Workflow Persetujuan Pengeluaran
- Pengajuan Pengeluaran: Karyawan mengajukan pengeluaran melalui sistem ERP, melampirkan bukti pengeluaran dan keterangan yang diperlukan.
- Persetujuan Atasan: Pengajuan pengeluaran dikirim ke atasan untuk disetujui.
- Verifikasi Keuangan: Tim keuangan memverifikasi kelengkapan dokumen dan kesesuaian pengeluaran dengan kebijakan perusahaan.
- Pembayaran: Setelah disetujui, sistem memproses pembayaran ke karyawan.
Manfaat Workflow ERP
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
- Meningkatkan kontrol dan visibilitas proses bisnis.
- Mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi data.
- Memfasilitasi kolaborasi antar departemen.
- Meningkatkan kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan.
Kesimpulan
Workflow ERP adalah alat yang sangat penting untuk mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi perusahaan. Dengan mendefinisikan dan mengimplementasikan workflow yang jelas dan terstruktur, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, kontrol, visibilitas, dan kolaborasi, serta memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.
Sumihai Teknologi Indonesia (STI) merupakan Salah satu konsultan dan vendor ERP di Indonesia yang siap memberikan solusi dari kebutuhan sistem ERP terbaik untuk Anda. Anda dapat berkonsultasi tentang sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda kepada kami.
