Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pada dasarnya Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah kegiatan mengorganisasi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi.

Tujuan dari Manajemen Proyek Sistem Informasi itu sendiri adalah agar proyek dapat berhasil berjalan dengan lancar.

Manajemen Proyek Sistem Informasi juga dapat menjadi kerangka kerja yang membantu Project Manager dalam menjalankan, memantau dan mengendalikan proyek.

Dalam artikel ini, Sumihai akan membahas beberapa komponen penting dalam sebuah aplikasi manajemen proyek yang tentunya sangat berdampak pada keberhasilan proyek tersebut.

Penjadwalan

Penjadwalan sendiri bisa dibilang adalah komponen dan hal yang paling utama dalam manajemen proyek secara keseluruhan. Aplikasi manajemen proyek yang beredar di pasaran rata-rata pasti memiliki komponen ini.

Dalam Manajemen Proyek, pengembangan jadwal proyek dapat di pisah menjadi 5 tahap.

Pertama adalah Membagi proyek menjadi beberapa task atau tugas.

Dengan membagi proyek menjadi beberapa tugas, akan memudahkan project manager dalam memantau progress atau perkembangan dari sebuah proyek.

Kedua, Memperkirakan waktu yang dibutuhkan.

Dengan memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, maka project manager dan manajemen tingkat atas yang lain dapat memperkirakan kapan sebuah proyek dapat selesai.

Ketiga, Menentukan dependensi tugas.

Dependensi tugas sangatlah penting untuk memprioritaskan tugas mana yang harus lebih dahulu di kerjakan agar penggunaan sumber daya menjadi lebih efisien.

Keempat, Membuat diagram jaringan dan diagram Gantt.

Bagi yang belum mengerti apa itu Diagram Jaringan dan Diagram Gantt, berikut Sumihai akan bahas secara singkat tentang Diagram Jaringan dan Diagram Gantt.

Diagram Jaringan adalah diagram grafis yang dapat merepresentasikan semua tugas, tanggung jawab dan alur kerja dalam sebuah proyek.

Sedangkan, Diagram Gantt adalah diagram yang berbentuk sebuah timeline, di mana anda dapat melihat deadline tugas dan tugas selanjutnya.

Kelima dan yang terakhir adalah Meratakan Sumber Daya.

Teknik ini bertujuan untuk mengoptimalkan pengalokasian sumber daya secara efektif dan meminimalisir keadaan yang tidak diinginkan.

Estimasi

Estimasi dalam sebuah proyek tidak hanya terbatas pada estimasi harga dan waktu saja.

Estimasi juga bisa dalam bentuk estimasi keberhasilan sebuah proyek.

Estimasi yang ideal adalah pada saat proyek berjalan sama persis dengan yang sudah di perkirakan.

Tetapi semua kita tahu, bahwa estimasi yang ideal itu tidak dapat dicapai 100% sepenuhnya.

Maka dari itu, sebuah aplikasi manajemen proyek yang baik seharusnya dapat membantu sebuah proyek berjalan seideal mungkin sesuai dengan yang sudah di perkirakan.

Bahkan lebih baik lagi jika, aplikasi manajemen proyek tersebut juga bisa untuk membandingkan data estimasi semua proyek yang sudah pernah di jalankan dengan estimasi proyek yang baru.

Dengan begitu, proyek yang berjalan lebih mudah untuk mencapai estimasi yang sudah di perkirakan.

Sumber Daya

Hampir semua tugas membutuhkan sumber daya untuk penyelesaiannya.

Tugas paling kecil sekalipun, pastinya membutuhkan sumber daya.

Maka dari itu sebuah aplikasi manajemen proyek yang baik, seharusnya memiliki fitur untuk mengalokasi sumber daya pada tugas yang ada beserta detail dari sumber daya itu sendiri.

Dengan begitu, project manager dan manajemen dapat dengan mudah memantau sumber daya yang di keluarkan dan dapat mengaturnya secara efisien.

Dokumentasi

Semua proyek pastinya memiliki dokumentasi dalam prosesnya. Banyak proyek yang juga menggunakan dokumentasi untuk penyelesaian tugasnya.

Pengumpulan dokumentasi dalam bentuk apapun ke dalam satu tempat atau database, dan mengkategorikannya ke dalam bentuk yang mudah di cari dapat membuat pemantauan dan pembuatan rencana ke depan lebih mudah.

Untuk ukuran proyek kecil, dampak  dari komponen ini memang tidak terlalu kelihatan, namun pada proyek besar, dampaknya akan sangat kelihatan.

Karena dengan mengumpulkan semua dokumentasi ke dalam satu tempat, project manager dan manajemen dapat memantau perkembangan proyek dengan lebih mudah dan efisien.

Kesimpulan

Dengan berbagai macam aplikasi manajemen proyek yang ada di market, aplikasi yang terbaik yang anda butuhkan bukanlah yang mempunyai segalanya.

Melainkan, aplikasi manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan ukuran usaha anda.

Aplikasi manajemen proyek yang memiliki komponen – komponen seperti yang Sumihai jelaskan di atas tentunya sangat dapat membantu usaha dan proyek yang anda miliki berjalan sesuai dengan yang di inginkan.

For your information, Sumihai memiliki sistem ERP dengan modul manajemen proyek yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan proyek dan usaha anda.

Jadi bagi anda yang kesulitan dan bingung mencari aplikasi manajemen proyek yang sesuai untuk usaha anda, anda dapat mencoba menggunakan sistem ERP Sumihai

Untuk keterangan lebih lanjut bisa lihat di halaman produk ERP Sumihai dan juga pada halaman modul Manajemen Proyek.