Memahami Tahapan ERP Life Cycle Pada Sebuah Perusahaan
ERP life cycle adalah sebuah tahapan dalam menerapkan program ERP. Pendekatan ERP life cycle ini sebenarnya tidak berbeda jauh dari SDLC (System Development Life Cycle). Setiap cycle yang dijalankan akan dilihat oleh manajemen agar dapat menentukan apakah projek mampu dilanjutkan atau tidak.
Penekanan pada ERP implementation terjadi saat perangkat lunak menyesuaikan standar dari ERP dengan business proses dan kebutuhan dari pengguna atau user dalam sebuah perusahaan.
LANGKAH ERP CYCLE
1. Scope and Commitment Stage
Langkah pertama dalam ERP Cycle dalam mengembangkan sebuah ruang lingkup dalam implementasi ERP adalah dengan melihat sebuah kebutuhan dari sumber daya dan waktu. Seperti yang sudah kita ketahui, karakteristik dari ERP yang akan diterapkan akan ditentukan di tahap ini. Dalam tahapan ini, yang harus ditentukan adalah :
- Menerapkan komposisi dan susunan tim terapan
- Menentukan peran sebuah konsultan eksternal baik dari segi waktu dan ruang lingkup
- Peran karyawan internal dan SMEs (Subject Matter Experts) yang dapat memberikan arahan dalam menentukan aturan bisnis dan interface yang lebih baik
- Pembuatan laporan dan penerapan ERP
2. Analysis and Design Stage
Saat menganalisis kebutuhan dari user, ERP tim harus mampu membuat keputusan mengenai perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan yang sesuai dengan hasil dari konsultasi dan diskusi SMEs. Di tahap ini tim penerapan akan menentukan gap analysis dari perangkat lunak ERP dalam waktu jangka panjang. Dengan adanya gap analysis, tim akan mengembangkan desain yang mencakup change management plan, daftar proses perusahaan, user interface screen, serta laporan yang akan digunakan saat melakukan penerapan. Di tahap ini, tim akan mengatur data konversi, sistem konversi, dan training kepada user.
3. Acquisition and development stage
Pada tahap ini sebenarnya hampir sama dengan tahapan acquisition and testing pada tradition pada SDLC. Perusahaan harus membeli sebuah lisensi untuk menggunakan perangkat lunak. Seluruh platform yang digunakan juga harus disambungkan dengan perangkat keras, network, security, software, database, dan real production data. Saat tim melakukan instalasi, maka bagian change management dan end user akan bekerja sama untuk melakukan penyesuaian dalam bisnis proses yang ada dan melakukan pemindahan data agar dapat digunakan dalam perusahaan.
4. Implementation Stage
Di tahap ini, sistem akan berfokus pada penerapan kepada end user dan memantau sistem yang digunakan user sendiri. Pada tahapan ini tim penerapan akan memantau apakah sistem memiliki masalah atau tidak. Setidaknya ada 4 pendekatan penerapan ERP :
- Phased : pendekatan ini dilakukan secara bertahap pada departemen tertentu lebih dahulu, setelah itu diterapkan ke seluruh departemen.
- Pilot : pendekatan ini dilakukan hanya ke beberapa departemen terkait
- Parallel : pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan sistem baru dan sistem yang lama secara bersamaan, sehingga ketika sistem baru memiliki masalah maka masih ada cadangan sistem yang lama.
- Big bang : pendekatan ini dilakukan untuk melepas sistem yang lama dan langsung menggunakan sistem yang baru secara keseluruhan dalam perusahaan.
5. Operation Stage
Di tahap ini tim penerapan akan memiliki tugas untuk memberikan pengetahuan kepada user dalam menggunakan sistem serta menyediakan help desk and support staff. Tim juga akan memberikan training lengkap kepada user. Di tahap ini, tim akan mendengarkan umpan balik dari user untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan atau belum.
Bagi Anda yang membutuhkan rekomendasi dalam kerjasama ERP life Cycle ini, Anda bisa mencoba hubungi PT Sumihai Teknologi Indonesia. Perusahaan ini telah memiliki pengalaman sebanyak 25 tahun dalam mengimplementasikan sistem perangkat lunak ERP. Perusahan ini juga memiliki tim yang ahli dalam membantu Anda dalam memasang ERP.
