Cara Kerja Workflow ERP dalam Perusahaan

Cara Kerja Workflow ERP dalam Perusahaan – Dalam operasional perusahaan, setiap aktivitas biasanya memiliki urutan proses yang saling berkaitan. Contohnya, pembelian barang tidak hanya berhenti pada pembuatan permintaan pembelian, tetapi dapat dilanjutkan dengan persetujuan, pemilihan supplier, purchase order, penerimaan barang, pemeriksaan dokumen, hingga pembayaran.

Jika seluruh proses tersebut dilakukan secara manual, perusahaan dapat mengalami berbagai kendala seperti keterlambatan approval, kesalahan input, dokumen tercecer, dan sulitnya mengetahui status sebuah transaksi.

Di sinilah workflow ERP memiliki peran penting. Workflow pada sistem ERP membantu perusahaan mengatur bagaimana sebuah aktivitas berjalan dari satu tahap ke tahap berikutnya berdasarkan aturan dan prosedur yang telah ditentukan.

Dengan workflow yang tepat, proses bisnis menjadi lebih terstruktur, mudah dipantau, dan dapat berjalan secara otomatis pada bagian-bagian tertentu.

Apa Itu Workflow ERP?

Workflow ERP adalah rangkaian tahapan dan aturan yang mengatur perjalanan suatu proses bisnis di dalam sistem ERP.

Workflow dapat menentukan siapa yang membuat transaksi, siapa yang harus melakukan pemeriksaan, siapa yang memiliki kewenangan untuk menyetujui, serta tindakan apa yang dilakukan setelah suatu proses selesai.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menetapkan workflow pembelian seperti:

Purchase Request → Approval → Purchase Order → Receiving → Invoice → Payment

Setiap tahapan memiliki fungsi dan pengguna yang berbeda. Ketika satu tahap selesai, sistem dapat meneruskan proses ke tahap berikutnya sesuai aturan yang telah dikonfigurasi.

Dengan demikian, workflow ERP bukan hanya berfungsi sebagai alur kerja digital, tetapi juga membantu perusahaan menerapkan prosedur operasional secara lebih konsisten.

Mengapa Workflow ERP Penting bagi Perusahaan?

Perusahaan memiliki banyak aktivitas yang membutuhkan koordinasi antarbagian. Jika proses tersebut tidak memiliki alur yang jelas, pekerjaan dapat terhambat.

Misalnya, sebuah purchase order membutuhkan persetujuan manajer. Jika approval masih dilakukan melalui komunikasi manual, tim purchasing mungkin tidak mengetahui apakah dokumen sudah disetujui atau masih menunggu.

Dengan workflow ERP, status transaksi dapat diketahui langsung melalui sistem.

Workflow juga membantu memastikan bahwa transaksi mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan perusahaan. Hal ini sangat berguna untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan, cabang, atau volume transaksi tinggi.

Cara Kerja Workflow ERP

Secara umum, cara kerja workflow ERP dimulai ketika pengguna membuat suatu transaksi atau aktivitas.

Sistem kemudian memeriksa kondisi dan aturan yang telah ditentukan. Jika transaksi memenuhi kriteria tertentu, sistem dapat mengirimkannya kepada pengguna yang memiliki kewenangan untuk melakukan tindakan berikutnya.

Setelah tindakan dilakukan, workflow bergerak ke tahap selanjutnya.

Contoh sederhananya:

Input Transaksi → Validasi → Approval → Proses → Selesai

Setiap tahap dapat memiliki aturan berbeda sesuai kebutuhan perusahaan.

Workflow juga dapat menggunakan kondisi tertentu. Misalnya, purchase order dengan nilai tertentu membutuhkan approval direktur, sedangkan transaksi dengan nilai lebih kecil cukup disetujui oleh supervisor.

Contoh Workflow ERP pada Proses Purchasing

Purchasing merupakan salah satu proses yang sangat cocok menggunakan workflow ERP.

Misalnya departemen produksi membutuhkan bahan baku. User membuat purchase request melalui ERP.

Workflow kemudian dapat berjalan seperti berikut:

1. User membuat purchase request.
2. Supervisor memeriksa kebutuhan.
3. Manager memberikan approval.
4. Tim purchasing memilih supplier.
5. Purchase order dibuat.
6. Supplier mengirim barang.
7. Warehouse melakukan penerimaan.
8. Finance memproses invoice.
9. Pembayaran dilakukan sesuai ketentuan.

Dengan workflow terintegrasi, setiap bagian mengetahui tanggung jawabnya masing-masing.

Perusahaan juga dapat mengetahui transaksi mana yang sudah selesai, sedang diproses, atau masih menunggu persetujuan.

Workflow ERP pada Proses Penjualan

Workflow juga dapat diterapkan pada aktivitas sales.

Contohnya, sales membuat quotation untuk pelanggan. Apabila nilai diskon berada di bawah batas tertentu, quotation dapat langsung diproses. Namun jika diskon melewati batas yang ditentukan, sistem dapat meminta persetujuan manager.

Alurnya dapat berupa:

Quotation → Discount Approval → Sales Order → Delivery → Invoice → Payment

Aturan tersebut membantu perusahaan menjaga kontrol terhadap transaksi penjualan tanpa menghambat proses yang bersifat rutin.

Workflow ERP dalam Pengelolaan Inventory

Inventory juga dapat menggunakan workflow untuk mengontrol berbagai aktivitas.

Misalnya perusahaan membutuhkan proses approval untuk stock adjustment. User dapat membuat permintaan penyesuaian stok, kemudian supervisor melakukan pemeriksaan.

Jika disetujui, sistem memperbarui data inventory sesuai aturan yang telah ditentukan.

Workflow seperti ini membantu mengurangi perubahan stok secara sembarangan dan memberikan kontrol yang lebih baik terhadap aktivitas warehouse.

Workflow ERP untuk Perusahaan Manufaktur

Pada perusahaan manufaktur, workflow dapat digunakan untuk mengatur proses produksi dari perencanaan hingga penyelesaian.

Contohnya:

Production Request → Production Planning → Material Check → Production Order → Quality Control → Finished Goods

Jika bahan baku belum tersedia, proses dapat diarahkan ke purchasing atau inventory sesuai konfigurasi sistem.

Setelah produksi selesai, hasil produksi dapat dicatat sebagai barang jadi dan terhubung dengan inventory.

Workflow yang terintegrasi membantu perusahaan menghubungkan berbagai departemen yang terlibat dalam aktivitas produksi.

Workflow ERP pada Accounting dan Finance

Finance juga dapat memanfaatkan workflow untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.

Contohnya, karyawan mengajukan reimbursement. Sistem dapat meneruskan permintaan tersebut kepada supervisor untuk diperiksa, kemudian kepada finance untuk diverifikasi.

Untuk transaksi dengan nilai tertentu, perusahaan dapat menetapkan approval tambahan dari manager atau direktur.

Contoh alurnya:

Expense Request → Supervisor Approval → Finance Verification → Management Approval → Payment

Dengan sistem seperti ini, perusahaan memiliki dokumentasi proses yang lebih terstruktur.

Workflow ERP dan Hak Akses Pengguna

Workflow ERP biasanya berkaitan erat dengan user access dan role management.

Tidak semua karyawan memiliki kewenangan yang sama. User pada bagian warehouse mungkin hanya dapat melakukan penerimaan dan pengeluaran barang, sedangkan manager memiliki hak untuk melakukan approval.

Pembagian hak akses membantu menjaga keamanan dan kontrol terhadap data perusahaan.

Perusahaan dapat menentukan siapa yang boleh:

• Membuat transaksi.
• Mengubah data.
• Menghapus atau membatalkan transaksi.
• Melakukan approval.
• Melihat laporan.
• Mengakses data tertentu.

Pengaturan tersebut menjadi salah satu bagian penting dalam desain workflow ERP.

Workflow Berdasarkan Nilai Transaksi

Salah satu keunggulan workflow ERP adalah kemampuan membuat aturan berdasarkan kondisi tertentu.

Sebagai contoh:

Purchase Order di bawah Rp10 juta → Supervisor

Rp10–100 juta → Manager

Di atas Rp100 juta → Direktur

Dengan aturan seperti ini, sistem dapat mengarahkan transaksi secara otomatis kepada pihak yang memiliki kewenangan.

Perusahaan tidak perlu menentukan approval secara manual setiap kali transaksi dibuat.

Workflow ERP Mengurangi Pekerjaan Manual

Tanpa workflow digital, karyawan sering harus mengirim dokumen melalui email, chat, atau dokumen fisik untuk mendapatkan persetujuan.

Proses tersebut dapat membuat pekerjaan lebih panjang dan sulit dilacak.

Workflow ERP membantu memindahkan proses tersebut ke dalam sistem. Notifikasi dan status transaksi dapat tersedia berdasarkan konfigurasi sistem.

Hasilnya, karyawan dapat lebih mudah mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan tanpa harus menanyakan status transaksi kepada departemen lain.

Workflow ERP Membantu Audit dan Kontrol Internal

Workflow juga berperan dalam meningkatkan kontrol internal perusahaan.

Setiap proses dapat memiliki jejak aktivitas atau audit trail, tergantung fitur dan konfigurasi ERP yang digunakan.

Perusahaan dapat mengetahui siapa yang membuat transaksi, siapa yang melakukan approval, serta kapan aktivitas tertentu dilakukan.

Informasi tersebut dapat membantu perusahaan ketika melakukan evaluasi internal, audit, atau pemeriksaan transaksi.

Workflow ERP dan Otomatisasi Proses Bisnis

Workflow merupakan salah satu fondasi otomatisasi dalam ERP.

Beberapa tindakan dapat dilakukan secara otomatis setelah kondisi tertentu terpenuhi. Misalnya, ketika sales order disetujui, sistem dapat meneruskan proses ke warehouse atau membuat dokumen terkait sesuai konfigurasi.

Begitu pula dalam purchasing. Setelah purchase order disetujui, proses dapat dilanjutkan ke supplier dan kemudian ke penerimaan barang.

Semakin baik workflow dirancang, semakin banyak proses administratif yang dapat disederhanakan.

Manfaat Workflow ERP bagi Perusahaan

Penerapan workflow ERP dapat memberikan berbagai manfaat, antara lain:

Proses Lebih Terstruktur

Setiap aktivitas memiliki tahapan yang jelas sehingga pekerjaan lebih mudah dikontrol.

Approval Lebih Cepat

Permintaan dapat diteruskan kepada pihak yang berwenang tanpa harus mengandalkan dokumen manual.

Mengurangi Kesalahan

Aturan workflow membantu memastikan transaksi melewati tahapan yang telah ditentukan.

Meningkatkan Transparansi

Status transaksi dapat diketahui oleh pengguna yang memiliki hak akses.

Memperkuat Kontrol Internal

Perusahaan dapat menentukan batas kewenangan dan approval berdasarkan jabatan maupun nilai transaksi.

Menghemat Waktu

Pekerjaan administratif dan koordinasi manual dapat dikurangi melalui otomatisasi.

Mempermudah Monitoring

Manajemen dapat melihat transaksi yang sudah selesai maupun yang masih tertahan pada tahap tertentu.

Workflow ERP Harus Disesuaikan dengan Proses Bisnis

Tidak ada satu desain workflow yang cocok untuk semua perusahaan.

Perusahaan distribusi memiliki workflow yang berbeda dengan perusahaan manufaktur. Begitu pula bisnis retail, konstruksi, F&B, logistik, healthcare, dan perusahaan jasa.

Karena itu, sebelum membuat workflow, perusahaan perlu memetakan proses bisnis yang berjalan.

Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab antara lain:

• Siapa yang membuat transaksi?
• Siapa yang melakukan pemeriksaan?
• Siapa yang memberikan approval?
• Berapa batas nilai approval?
• Apa yang terjadi jika transaksi ditolak?
• Apa proses setelah transaksi disetujui?
• Departemen mana saja yang terlibat?
• Laporan apa yang dibutuhkan manajemen?

Jawaban tersebut dapat menjadi dasar dalam merancang workflow ERP.

Jangan Terlalu Banyak Membuat Approval

Workflow memang membantu meningkatkan kontrol, tetapi terlalu banyak tahapan approval juga dapat memperlambat operasional.

Misalnya, transaksi rutin dengan nilai kecil harus melewati lima level approval. Kondisi tersebut justru dapat menciptakan bottleneck.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menentukan workflow berdasarkan tingkat risiko dan kebutuhan kontrol.

Transaksi rutin dapat menggunakan approval sederhana, sedangkan transaksi dengan nilai besar atau risiko tinggi dapat memiliki approval yang lebih ketat.

Integrasi Workflow Antar Departemen

Salah satu keunggulan ERP adalah kemampuan menghubungkan workflow antar departemen.

Contohnya, proses penjualan dapat melibatkan sales, warehouse, delivery, dan finance.

Sementara proses pembelian dapat melibatkan user pemohon, purchasing, management, warehouse, dan finance.

Dengan ERP, setiap departemen dapat bekerja dalam satu alur yang saling terhubung.

Hal tersebut membuat proses bisnis tidak lagi berjalan sebagai aktivitas yang terpisah-pisah.

Tahapan Membangun Workflow ERP

Perusahaan dapat mengikuti beberapa tahapan ketika ingin membangun workflow ERP.

1. Pemetaan Proses Bisnis

Identifikasi seluruh aktivitas yang sedang berjalan.

2. Identifikasi Masalah

Cari proses yang menyebabkan keterlambatan, pekerjaan berulang, atau kesalahan.

3. Tentukan Role dan Approval

Tentukan siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap.

4. Buat Workflow

Susun alur proses berdasarkan kebutuhan perusahaan.

5. Konfigurasi Sistem

Workflow kemudian diterapkan ke dalam ERP sesuai kemampuan sistem.

6. Testing

Uji workflow menggunakan berbagai skenario, termasuk transaksi ditolak, revisi, pembatalan, dan perubahan approval.

7. Training Pengguna

Berikan pelatihan kepada karyawan agar memahami workflow baru.

8. Evaluasi

Setelah digunakan, workflow perlu dievaluasi untuk memastikan proses benar-benar meningkatkan efisiensi.

Kesimpulan

Cara kerja workflow ERP dalam perusahaan pada dasarnya adalah mengatur perjalanan suatu proses bisnis dari awal hingga selesai berdasarkan aturan, role, kondisi, dan approval yang telah ditentukan.

Workflow dapat digunakan dalam berbagai aktivitas seperti purchasing, sales, inventory, produksi, finance, HR, hingga project management.

Dengan workflow yang dirancang dengan baik, perusahaan dapat mengurangi proses manual, mempercepat approval, meningkatkan transparansi, memperkuat kontrol internal, dan menciptakan proses bisnis yang lebih konsisten.

Namun, keberhasilan workflow ERP tidak hanya bergantung pada teknologi. Perusahaan harus memahami proses bisnisnya terlebih dahulu agar workflow yang diterapkan benar-benar mendukung kebutuhan operasional.

Bagi perusahaan yang membutuhkan solusi ERP terintegrasi dan dapat disesuaikan dengan workflow bisnis, Sumihai Teknologi Indonesia dapat menjadi salah satu pilihan untuk dipertimbangkan dalam membangun sistem ERP sesuai kebutuhan perusahaan.