Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Perusahaan

Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Perusahaan – Memilih sistem Enterprise Resource Planning atau ERP bukan keputusan yang sebaiknya dilakukan hanya berdasarkan harga dan jumlah fitur. ERP akan digunakan untuk mendukung berbagai aktivitas perusahaan, mulai dari penjualan, pembelian, inventory, warehouse, accounting, produksi, hingga pengelolaan pelanggan. 

Karena itu, mengetahui cara memilih software ERP yang tepat sangat penting agar investasi teknologi benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan.

Kesalahan dalam memilih ERP dapat membuat perusahaan menghadapi berbagai masalah, seperti sistem yang terlalu rumit, fitur tidak sesuai kebutuhan, biaya customization yang tinggi, hingga rendahnya tingkat penggunaan oleh karyawan. Sebaliknya, software ERP yang tepat dapat membantu mengintegrasikan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih ERP?

Setiap perusahaan memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda. Perusahaan manufaktur tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan distributor, retail, perusahaan jasa, maupun konstruksi.

Sebelum membandingkan berbagai software ERP, perusahaan sebaiknya memahami proses bisnis internal terlebih dahulu. Identifikasi masalah yang ingin diselesaikan dan tentukan proses mana yang paling membutuhkan digitalisasi.

Misalnya, perusahaan mengalami kesulitan mengontrol stok, lambat membuat laporan keuangan, sering terjadi kesalahan input, atau data antar-departemen tidak terintegrasi.

Masalah tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan fitur dan modul ERP yang dibutuhkan.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam cara memilih software ERP adalah membuat daftar kebutuhan bisnis.

Libatkan beberapa departemen yang nantinya menggunakan sistem, seperti finance, sales, purchasing, warehouse, produksi, HR, dan manajemen.

Catat proses yang saat ini berjalan dan masalah yang sering muncul. Setelah itu, kelompokkan kebutuhan menjadi tiga kategori:

• Fitur wajib
• Fitur yang diinginkan
• Fitur untuk kebutuhan pengembangan di masa depan

Pendekatan ini membantu perusahaan menghindari pembelian sistem yang memiliki banyak fitur tetapi tidak relevan dengan kebutuhan operasional.

2. Pilih Modul ERP Sesuai Kebutuhan

Software ERP biasanya terdiri dari berbagai modul. Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh modul tersebut.

Beberapa modul yang umum tersedia antara lain:

• CRM
• Sales Management
• Purchasing
• Inventory Management
• Warehouse Management
• Manufacturing atau MRP
• Accounting & Finance
• Human Resources
• Project Management
• Supply Chain Management
• Point of Sale

Distributor mungkin lebih membutuhkan inventory, purchasing, sales, warehouse, dan accounting. Sementara perusahaan manufaktur dapat membutuhkan tambahan manufacturing, MRP, production planning, dan material management.

ERP yang modular memberikan fleksibilitas karena perusahaan dapat memulai dari kebutuhan utama dan mengembangkan sistem sesuai pertumbuhan bisnis.

3. Pastikan ERP Dapat Mengikuti Workflow Perusahaan

Software ERP sebaiknya mampu mendukung workflow yang digunakan perusahaan.

Contohnya adalah proses approval pembelian. Ketika purchase request dibuat, sistem dapat mengatur siapa yang harus melakukan persetujuan sebelum purchase order diterbitkan.

Contoh lainnya adalah proses penjualan, mulai dari quotation, sales order, pengecekan stok, pengiriman, hingga invoice.

Perusahaan perlu memastikan bahwa workflow tersebut dapat dikonfigurasi tanpa membutuhkan perubahan sistem yang berlebihan.

4. Perhatikan Kemampuan Integrasi

Perusahaan biasanya sudah menggunakan beberapa aplikasi sebelum menerapkan ERP. Karena itu, kemampuan integrasi menjadi faktor penting.

ERP mungkin perlu terhubung dengan:

• POS
• E-commerce
• Marketplace
• Banking
• Payroll
• CRM
• Sistem produksi
• Warehouse system
• Aplikasi mobile
• Software pihak ketiga

ERP yang memiliki kemampuan integrasi dapat membantu perusahaan menghindari data yang terisolasi di berbagai aplikasi.

5. Periksa Kemampuan Customization

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan khusus. Karena itu, software ERP sebaiknya memiliki fleksibilitas untuk dikonfigurasi atau dikembangkan.

Namun, customization tidak selalu menjadi solusi untuk setiap kebutuhan.

Perusahaan sebaiknya terlebih dahulu melihat apakah kebutuhan tersebut dapat diselesaikan melalui konfigurasi standar. Jika fitur benar-benar bersifat khusus dan memberikan nilai bisnis yang jelas, barulah customization dapat dipertimbangkan.

Terlalu banyak customization dapat membuat sistem semakin kompleks dan meningkatkan biaya maintenance.

6. Perhatikan Skalabilitas Software ERP

ERP yang dipilih sebaiknya tidak hanya mampu menangani kebutuhan perusahaan saat ini, tetapi juga pertumbuhan di masa depan.

Pertimbangkan apakah sistem dapat mendukung:

• Penambahan pengguna
• Penambahan cabang
• Penambahan gudang
• Peningkatan jumlah transaksi
• Penambahan produk
• Penambahan modul
• Integrasi dengan sistem baru

Kemampuan scalability sangat penting bagi perusahaan yang memiliki target ekspansi.

7. Pilih Model Deployment yang Sesuai

Software ERP dapat tersedia dalam beberapa model deployment, seperti cloud maupun on-premise.

Cloud ERP memungkinkan pengguna mengakses sistem melalui jaringan internet dan dapat menjadi pilihan bagi perusahaan dengan banyak lokasi operasional.

Sementara on-premise ERP dapat dipertimbangkan oleh perusahaan yang ingin menjalankan sistem pada infrastruktur sendiri.

Pemilihan deployment harus mempertimbangkan keamanan, kebutuhan akses, infrastruktur IT, jumlah pengguna, integrasi, serta kebijakan perusahaan.

8. Evaluasi Keamanan dan Hak Akses

ERP menyimpan berbagai informasi penting perusahaan. Data keuangan, pelanggan, supplier, harga, stok, dan transaksi perlu dilindungi dengan baik.

Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi mekanisme keamanan dan hak akses pengguna.

Sistem idealnya memungkinkan administrator mengatur akses berdasarkan jabatan, departemen, cabang, maupun fungsi pekerjaan.

Dengan pengaturan tersebut, pengguna hanya dapat mengakses data dan fungsi yang memang diperlukan.

9. Lakukan Demo Software ERP

Jangan memilih ERP hanya berdasarkan presentasi atau brosur. Minta vendor melakukan demo berdasarkan kebutuhan nyata perusahaan.

Berikan contoh workflow yang benar-benar digunakan sehari-hari. Misalnya:

“Bagaimana proses pembelian barang dari supplier sampai barang masuk gudang dan transaksi tercatat di accounting?”

Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat melihat apakah software benar-benar mampu mendukung proses bisnis, bukan hanya melihat daftar fitur.

10. Perhatikan Kemudahan Penggunaan

ERP yang memiliki banyak fitur belum tentu menjadi pilihan terbaik jika terlalu sulit digunakan.

User experience perlu menjadi pertimbangan karena keberhasilan implementasi ERP sangat bergantung pada penerimaan pengguna.

Interface yang mudah dipahami, workflow yang jelas, serta training yang memadai dapat membantu karyawan beradaptasi dengan sistem baru.

11. Periksa Pengalaman Vendor ERP

Selain software, perusahaan perlu memperhatikan siapa yang akan melakukan implementasi.

Cari informasi mengenai pengalaman vendor dalam menangani proyek ERP, industri yang pernah ditangani, kemampuan tim implementasi, layanan konsultasi, serta dukungan setelah sistem digunakan.

Vendor yang memiliki pengalaman di industri yang sama dapat lebih mudah memahami kebutuhan dan tantangan operasional perusahaan.

12. Jangan Hanya Membandingkan Harga

Harga merupakan salah satu faktor penting, tetapi bukan satu-satunya dasar dalam cara memilih software ERP.

Perusahaan perlu menghitung total biaya yang mungkin muncul, seperti:

• Lisensi atau subscription
• Implementasi
• Konsultasi
• Customization
• Integrasi
• Migrasi data
• Training
• Infrastruktur
• Maintenance
• Support

Software dengan harga awal murah belum tentu memiliki total biaya paling rendah jika membutuhkan banyak customization atau biaya tambahan lainnya.

13. Pastikan Ada Layanan Support

Implementasi ERP tidak berakhir ketika sistem mulai digunakan. Setelah go-live, pengguna mungkin membutuhkan bantuan ketika menemukan masalah atau membutuhkan penyesuaian.

Tanyakan kepada vendor mengenai layanan support, maintenance, update, troubleshooting, training tambahan, dan pengembangan sistem.

Pastikan juga perusahaan memahami mekanisme komunikasi ketika membutuhkan bantuan teknis.

14. Pertimbangkan Kemampuan Migrasi Data

Data dari sistem lama perlu dipindahkan ke ERP baru apabila perusahaan ingin mempertahankan histori tertentu.

Data tersebut dapat mencakup:

• Data pelanggan
• Data supplier
• Master produk
• Harga
• Stok
• Saldo accounting
• Data transaksi

Sebelum implementasi, perusahaan perlu melakukan data cleansing agar informasi yang dimasukkan ke sistem baru memiliki struktur yang baik.

15. Libatkan Pengguna dalam Proses Pemilihan

Pemilihan ERP sebaiknya tidak hanya dilakukan oleh bagian IT atau manajemen.

Pengguna dari departemen terkait perlu dilibatkan karena mereka yang memahami proses operasional sehari-hari.

Tim finance dapat mengevaluasi accounting, warehouse dapat menilai inventory, sales dapat melihat proses penjualan, sedangkan manajemen dapat menilai dashboard dan laporan.

Dengan melibatkan pengguna sejak awal, kemungkinan sistem diterima dan digunakan dengan baik akan semakin besar.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Memilih ERP

Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain memilih ERP hanya berdasarkan harga, terlalu fokus pada jumlah fitur, tidak melakukan analisis kebutuhan, mengabaikan kemampuan integrasi, dan tidak memperhitungkan support setelah implementasi.

Kesalahan lainnya adalah melakukan customization secara berlebihan agar ERP mengikuti seluruh kebiasaan lama perusahaan.

ERP seharusnya membantu perusahaan memperbaiki proses bisnis, bukan sekadar memindahkan proses manual ke dalam software.

Kesimpulan

Memahami cara memilih software ERP membantu perusahaan menghindari investasi teknologi yang tidak sesuai kebutuhan. Proses pemilihan sebaiknya dimulai dari analisis kebutuhan bisnis, pemilihan modul, evaluasi workflow, integrasi, customization, scalability, keamanan, deployment, hingga layanan support.

Perusahaan juga perlu melakukan demo dan membandingkan vendor berdasarkan pengalaman implementasi, kualitas layanan, kemampuan konsultasi, serta total biaya investasi. Dengan pendekatan tersebut, ERP dapat menjadi fondasi digital yang mendukung efisiensi dan pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.

Bagi perusahaan yang sedang mencari vendor ERP Indonesia, Sumihai Teknologi Indonesia dapat menjadi pilihan untuk kebutuhan implementasi dan pengembangan ERP. 

Sumihai menyediakan solusi ERP dengan berbagai modul seperti CRM, sales, purchasing, inventory, warehouse, manufacturing, accounting, HR, project, dan kebutuhan bisnis lainnya yang dapat disesuaikan dengan karakteristik serta workflow perusahaan.