Sistem ERP Adalah: Pengertian dan Cara Kerjanya

Sistem ERP Adalah: Pengertian dan Cara Kerjanya – Sistem ERP adalah sebuah sistem perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning, yaitu sistem yang membantu perusahaan mengelola sumber daya, data, transaksi, dan aktivitas operasional secara terintegrasi.

Dalam bisnis modern, setiap departemen menghasilkan data yang saling berkaitan. Bagian sales memiliki data pelanggan dan pesanan, warehouse mengelola stok, purchasing berhubungan dengan supplier, sedangkan finance mencatat transaksi dan laporan keuangan. 

Jika seluruh aktivitas tersebut menggunakan sistem yang berbeda, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam menyatukan informasi.

ERP hadir untuk menghubungkan proses-proses tersebut sehingga data dapat mengalir dari satu bagian ke bagian lainnya secara lebih terstruktur.

Apa Itu Sistem ERP?

Sistem ERP adalah software bisnis terintegrasi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas dalam satu sistem.

ERP tidak hanya digunakan untuk mencatat transaksi. Sistem ini dapat mencakup berbagai fungsi perusahaan seperti:

• Accounting dan finance
• Sales management
• Customer Relationship Management atau CRM
• Purchasing
• Inventory management
• Warehouse management
• Manufacturing
• Human Resources
• Project management
• Supply chain management
• Asset management
• Maintenance
• Point of Sale atau POS

Setiap modul dapat saling terhubung sesuai kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh, transaksi penjualan dapat berhubungan dengan inventory, pengiriman, piutang, dan accounting.

Dengan pendekatan tersebut, perusahaan tidak perlu mengelola seluruh informasi menggunakan aplikasi yang berdiri sendiri.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem ERP?

Semakin besar perusahaan, semakin banyak pula data dan aktivitas yang harus dikelola. Masalah biasanya muncul ketika setiap departemen memiliki sistem sendiri-sendiri.

Contohnya, data stok yang dimiliki bagian warehouse berbeda dengan data yang tercatat pada bagian sales. Tim finance juga mungkin harus menunggu laporan transaksi dari departemen lain sebelum membuat laporan keuangan.

Situasi seperti ini dapat menyebabkan pekerjaan menjadi lambat dan meningkatkan risiko kesalahan.

Sistem ERP membantu mengatasi masalah tersebut dengan menyediakan satu lingkungan kerja yang menghubungkan berbagai proses bisnis. Informasi yang berasal dari suatu transaksi dapat digunakan oleh departemen lain tanpa harus memasukkan data yang sama berulang kali.

Cara Kerja Sistem ERP

Cara kerja ERP pada dasarnya berpusat pada database terintegrasi dan modul bisnis yang saling terhubung.

Ketika pengguna melakukan transaksi, informasi tersebut disimpan ke dalam sistem dan dapat menjadi dasar bagi proses lain yang berkaitan.

Sebagai contoh, pelanggan melakukan pemesanan barang.

Alur sederhananya dapat berupa:

Sales Order → Inventory → Warehouse → Delivery → Invoice → Accounting

Sales membuat pesanan pelanggan. Sistem kemudian dapat memeriksa ketersediaan stok. Setelah barang diproses oleh warehouse dan dikirim, informasi transaksi dapat diteruskan ke proses invoicing dan accounting.

Dengan workflow terintegrasi seperti ini, satu transaksi dapat menggerakkan beberapa proses bisnis tanpa pencatatan berulang.

Komponen Utama dalam Sistem ERP

Sistem ERP biasanya terdiri dari beberapa komponen utama yang bekerja secara terintegrasi.

1. Database Terpusat

Database menjadi tempat penyimpanan informasi perusahaan. Data pelanggan, produk, supplier, transaksi, inventory, hingga laporan dapat tersimpan dalam sistem sesuai struktur yang dirancang.

Database terintegrasi membantu perusahaan memiliki sumber informasi yang lebih konsisten.

2. Modul ERP

Modul merupakan bagian sistem yang digunakan untuk menangani fungsi bisnis tertentu.

Perusahaan dapat menggunakan modul finance untuk mengelola accounting, modul sales untuk mengelola penjualan, atau inventory untuk mengontrol stok.

Modul-modul tersebut tidak bekerja secara terpisah karena dapat saling bertukar informasi.

3. Workflow Bisnis

Workflow menentukan bagaimana suatu proses berjalan dari satu tahap ke tahap berikutnya.

Contohnya, purchase request dapat membutuhkan persetujuan sebelum berubah menjadi purchase order. ERP dapat membantu mengatur tahapan tersebut berdasarkan aturan yang telah ditentukan perusahaan.

4. User Access

ERP juga memiliki pengaturan hak akses pengguna. Setiap user dapat diberikan akses sesuai jabatan dan tanggung jawabnya.

Dengan demikian, tidak semua karyawan dapat melihat atau mengubah seluruh data perusahaan.

5. Reporting dan Dashboard

ERP dapat menyediakan berbagai laporan untuk membantu pengguna maupun manajemen memantau aktivitas bisnis.

Laporan dapat mencakup penjualan, stok, pembelian, piutang, hutang, produksi, hingga performa operasional.

Contoh Cara Kerja ERP dalam Perusahaan Distribusi

Untuk memahami ERP secara lebih sederhana, bayangkan sebuah perusahaan distributor yang menerima pesanan dari pelanggan.

Pertama, tim sales membuat sales order. Sistem kemudian mengecek ketersediaan produk pada warehouse.

Jika barang tersedia, warehouse mendapatkan informasi mengenai barang yang harus disiapkan. Setelah proses pengiriman dilakukan, status transaksi diperbarui.

Pada sisi finance, transaksi tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk proses invoice dan pencatatan piutang.

Dengan satu transaksi, beberapa departemen memperoleh informasi yang relevan tanpa harus melakukan input data dari awal.

Contoh ERP pada Perusahaan Manufaktur

Pada perusahaan manufaktur, cara kerja ERP menjadi lebih kompleks karena terdapat proses produksi.

Misalnya perusahaan menerima pesanan produk dari pelanggan. Data pesanan dapat digunakan sebagai salah satu dasar untuk merencanakan produksi.

Sistem dapat membantu perusahaan mengetahui kebutuhan bahan berdasarkan Bill of Materials (BOM). Informasi tersebut kemudian dapat berhubungan dengan inventory dan purchasing.

Setelah bahan tersedia, proses produksi dapat dilakukan dan hasil produksi dicatat kembali ke inventory.

Alur tersebut membuat sales, production, purchasing, warehouse, dan finance dapat bekerja berdasarkan informasi yang saling terhubung.

Perbedaan ERP dengan Software Bisnis Biasa

Software bisnis biasa biasanya dibuat untuk menangani fungsi tertentu. Contohnya, software accounting fokus pada pencatatan keuangan atau software inventory fokus pada pengelolaan stok.

ERP memiliki cakupan yang lebih luas karena dirancang untuk menghubungkan berbagai fungsi bisnis.

Perbedaan utamanya bukan sekadar jumlah fitur, tetapi tingkat integrasi antarproses.

Perusahaan yang hanya membutuhkan pencatatan sederhana mungkin cukup menggunakan aplikasi khusus. Namun, ketika proses bisnis semakin kompleks, sistem terintegrasi seperti ERP dapat memberikan manfaat yang lebih besar.

Manfaat Menggunakan Sistem ERP

Implementasi ERP dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, terutama ketika sistem dirancang sesuai proses bisnis.

Meningkatkan Integrasi Data

Data antar departemen dapat dikelola dalam lingkungan sistem yang saling terhubung.

Mengurangi Input Berulang

Informasi yang sudah dimasukkan dapat digunakan kembali untuk proses lain sehingga mengurangi pekerjaan administratif.

Meningkatkan Visibilitas Bisnis

Manajemen dapat memperoleh informasi yang lebih menyeluruh mengenai aktivitas perusahaan.

Mempercepat Proses Operasional

Workflow digital dapat membantu mempercepat proses persetujuan, transaksi, pelaporan, dan koordinasi antar departemen.

Mengurangi Risiko Kesalahan

Integrasi sistem dapat mengurangi risiko kesalahan yang muncul akibat pemindahan data secara manual.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Data yang tersusun secara terintegrasi dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan analisis dan perencanaan bisnis.

Apakah Sistem ERP Harus Digunakan oleh Perusahaan Besar?

ERP tidak hanya diperuntukkan bagi perusahaan berskala besar. Perusahaan menengah yang memiliki proses bisnis cukup kompleks juga dapat menggunakan ERP.

Yang lebih penting adalah kesesuaian antara sistem dengan kebutuhan perusahaan.

Bisnis dengan beberapa cabang, banyak transaksi, inventory yang kompleks, proses produksi, banyak supplier, atau kebutuhan pelaporan yang tinggi biasanya memiliki kebutuhan integrasi yang lebih besar.

ERP juga dapat diterapkan secara bertahap. Perusahaan tidak harus mengaktifkan seluruh modul sejak hari pertama.

ERP Cloud dan ERP On-Premise

Dalam penerapannya, ERP dapat menggunakan berbagai model deployment. Dua pendekatan yang umum adalah cloud ERP dan on-premise ERP.

Pada cloud ERP, sistem dan infrastrukturnya dijalankan melalui lingkungan cloud sehingga perusahaan dapat mengakses sistem melalui jaringan sesuai konfigurasi dan kebijakan keamanan yang diterapkan.

Sementara itu, on-premise menempatkan sistem pada infrastruktur yang dikelola oleh perusahaan sendiri.

Pemilihan antara cloud dan on-premise perlu mempertimbangkan kebutuhan keamanan, infrastruktur, anggaran, aksesibilitas, kebijakan IT, serta strategi jangka panjang perusahaan.

Tahapan Implementasi Sistem ERP

Implementasi ERP membutuhkan perencanaan yang matang. Beberapa tahapan yang umum dilakukan antara lain:

Analisis Kebutuhan

Perusahaan memetakan proses bisnis dan menentukan masalah yang ingin diselesaikan melalui ERP.

Pemilihan Sistem

Perusahaan memilih software dan partner implementasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Perancangan Sistem

Workflow, konfigurasi modul, hak akses, laporan, dan kebutuhan integrasi ditentukan pada tahap ini.

Migrasi Data

Data lama yang relevan dipersiapkan dan dipindahkan ke sistem baru dengan proses validasi yang tepat.

Training Pengguna

Karyawan diberikan pelatihan agar memahami fungsi sistem dan workflow baru.

Testing

Sistem diuji menggunakan skenario bisnis sebelum digunakan secara penuh.

Go-Live

Setelah sistem dianggap siap, ERP mulai digunakan untuk aktivitas operasional perusahaan.

Maintenance dan Pengembangan

Setelah go-live, sistem perlu dipantau dan dikembangkan sesuai perubahan kebutuhan bisnis.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Menggunakan ERP

Meskipun ERP memiliki banyak manfaat, implementasinya tetap membutuhkan perhatian.

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah memilih sistem hanya berdasarkan harga atau banyaknya fitur. Padahal, sistem yang memiliki banyak fitur belum tentu sesuai dengan workflow perusahaan.

Perusahaan juga perlu menghindari kustomisasi berlebihan. Kustomisasi sebaiknya dilakukan ketika memang terdapat kebutuhan bisnis yang tidak dapat diselesaikan melalui konfigurasi standar.

Selain itu, keterlibatan pengguna juga penting. ERP bukan hanya proyek bagian IT, tetapi perubahan cara kerja yang melibatkan berbagai departemen.

Memilih Sistem ERP yang Tepat

Sebelum memilih ERP, perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi terhadap beberapa hal, seperti:

• Kesesuaian modul dengan proses bisnis.
• Kemampuan integrasi antar departemen.
• Fleksibilitas sistem.
• Kemampuan kustomisasi.
• Skalabilitas untuk pertumbuhan perusahaan.
• Keamanan dan pengelolaan akses.
• Kemudahan penggunaan.
• Dukungan implementasi.
• Migrasi data.
• Integrasi dengan sistem lain.
• Biaya implementasi dan maintenance.

Pertimbangan tersebut membantu perusahaan menghindari keputusan yang hanya berfokus pada harga software.

Kesimpulan

Jadi, sistem ERP adalah solusi software terintegrasi yang membantu perusahaan mengelola berbagai proses bisnis dalam satu platform. Cara kerjanya menggunakan database dan modul yang saling terhubung sehingga informasi dari satu aktivitas dapat digunakan untuk mendukung proses lainnya.

ERP dapat digunakan untuk mengintegrasikan accounting, sales, purchasing, inventory, warehouse, produksi, HR, CRM, hingga project management.

Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi, memperbaiki visibilitas data, mengurangi pekerjaan manual, dan membangun proses bisnis yang lebih terstruktur, ERP dapat menjadi bagian penting dari strategi transformasi digital.

Untuk perusahaan yang membutuhkan solusi ERP yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional dan model bisnis, Sumihai Teknologi Indonesia dapat menjadi salah satu pilihan untuk dipertimbangkan.